Umumnya biaya yang dikeluarkan untuk catering berkisar antara 40% hingga 50% dari total budget keseluruhan. Hal ini ditentukan oleh berapa banyak tamu undangan yang diundang. Kebanyakan dari kita juga kadang dibuat bingung untuk menentukan berapa porsi yang harus dipesan agar pesanan tidak kurang namun juga tidak terlalu berlebih. Karena banyaknya porsi yang dipesan akan mempengaruhi jumlah biaya yang harus dikeluarkan. Yuk ketahui cara menghitung porsi dan biaya catering supaya mempunyai gambaran mengenai seberapa besar budget yang harus ditentukan.
Baca Juga : Tips Menentukan Anggaran Biaya Pernikahan
Tips Memilih Vendor Catering Pernikahan
Tentukan Berapa Banyak Tamu yang Diundang
Langkah pertama sebelum menentukan besaran biaya catering adalah menentukan jumlah tamu yang diundang. Jangan berpatokan pada jumlah undangan fisik yang disebar. Perkirakan juga berapa orang yang diundang melalui lisan atau undangan elektronik jika ada. Selain itu tentukan juga jumlah anggota keluarga yang akan hadir dari kedua pihak, karena umumnya pihak keluarga yang diundang hanya melalui lisan tanpa undangan fisik.
Misal :
Undangan yang disebar 300 undangan
Undangan lisan dan elektronik 50 undangan
Pihak keluarga 50 undangan
______________________
Total 400 undangan
Jumlah inilah yang nantinya akan menjadi dasar perhitungan banyaknya jumlah porsi untuk menentukan biaya catering.
Menentukan Jumlah Porsi
Dari contoh diatas kita mendapatkan jumlah 400 undangan. Jumlah undangan ini kemudian kita kalikan dengan dua (2) dengan asumsi bahwa setiap undangan datang berpasangan, sehingga mendapatkan angka 800 orang. Selanjutnya dari angka 800 ini kemudian dikali dengan tiga (3) sebagai asumsi bahwa tiap orang makan sebanyak tiga porsi makanan. Sehingga didapat angka 800 x 3 = 2.400 porsi. Inilah jumlah porsi standar yang akan dipesan.
Menentukan Jumlah Menu Utama dan Gubugan
Dalam catering, menu makanan dibagi menjadi dua yakni menu utama (prasmanan atau buffee) dan menu gubugan (joglo atau stall). Umunya jumlah menu utama yang dipesan berkisar 60-70% jumlah undangan sedangkan sisanya adalah menu gubugan
Misal jumlah undangan 800 orang
Jumlah menu utama 60% x 800 = 480 porsi, angka ini bisa dibulatkan menjadi 500 porsi
Jumlah menu gubugan 2.400 – 500 = 1.900 porsi. Jumlah tersebut bisa dibagi kedalam 3 hingga 4 macam menu gubugan.
Menghitung Biaya Catering
Menu Utama
500 x Rp 40.000 Rp 20.000.000
Menu Stall/Gubugan
Bakso 500 x Rp 12.000 Rp 6.000.000
Siomay 500 x Rp 11.000 Rp 5.500.000
Lontong Kikil 400 x Rp 13.000 Rp 5.200.000
Kebab 500 x Rp 10.000 Rp 5.000.000
_____________________________________
Total Rp 41.700.000
Jadi budget catering untuk 400 undangan adalah sekitar Rp 41.700.000. Angka tersebut adalah angka kasar cara menentukan biaya catering resepsi.
Tips penting yang harus diingat
Penting untuk berkomunikasi secara jujur dengan pihak vendor catering mengenai jumlah tamu undangan. Supaya vendor catering juga bisa membantu kamu dalam menekan biaya catering. Jangan sekali-sekali berbohong mengenai jumlah tamu undangan untuk menekan biaya catering karena dikhawatirkan jumlah porsi yang dipersiapkan oleh catering kurang sehingga makanan catering habis sebelum waktunya sedangkan banyak tamu undangan yang belum mencicipi hidangan yang sudah disediakan.
Baca Juga : Peran Penting Wedding Organizer dalam Pernikahan
Jika kamu sudah memiliki Wedding Planner untuk mengatur dan merencanakan pernikahanmu lebih baik tetap selalu berkomunikasi dan jujur mengenai kendala yang kamu hadapi Wedding Planner dan Vendor yang baik akan dengan senang hati membantumu untuk memberikan solusi terbaik atas kendala yang kamu hadapi menjelang pernikahan.